نحوه ساخت ایمیل های موثر برای تیم های بین المللی

در این مقاله از رایانیتا می خواهیم به نحوه ساخت ایمیل های موثر برای تیم های بین المللی بپردازیم. نوشتن ایمیل های مکالمه ای موثر می تواند یک چالش بزرگ باشد. همکاری قلب موفقیت در دنیای امروز است. حتی سازمان یافته ترین تیم ها با بسیاری از موانع فنی و ارتباطی روزمره برای انجام تجارت روبرو هستند. اجرای پروژه ها بدون شکستن فرمول همکاری موثر، می تواند واقعا مشکل باشد.

یکی از رایج ترین و آسان ترین روش های همکاری ایمیل است. اما اگر به صورت هوشمندانه اداره نشود. ایمیل می تواند دلیل اصلی حواس پرتی و در واقع بهره وری پایین باشد. یک حرفه ای متوسط ​​روزانه 121 ایمیل دریافت می کند. اگر به خوبی مدیریت نشو. ایمیل ها می توانند تمرکز ذهنی شما را از بین ببرند.

تیم هایی که می توانند در همکاری با ایمیل سرآمد باشند. نوآوری و سازگاری بهتری دارند. تعداد اشتباهات مرتکب شده نیز در مقایسه با یک شبکه جداگانه از تیم ها، تعداد کمی است. با این حال، دستیابی به همکاری نیز بسیار دشوار است. بنابراین در اینجا چند نکته برای شما وجود دارد که همکاری ایمیل را نسیمی برای سازمان خود قرار دهید. بسیار مهم است که ایمیل های خود را تا حد ممکن تعاملی و خوانا نگه دارید. با ما در ادامه مقاله نحوه ساخت ایمیل های موثر برای تیم های بین المللی همراه باشید. تا بیشتر با هم به این موضوع بپردازیم.

نکات نوشتن ایمیل برای تیم های بین المللی

ساخت یک ایمیل خوب حتی قبل از اینکه یک کلمه را بیاورید شروع می شود. نوشتن یک ایمیل خوب با ذهنیت شما شروع می شود. وقتی در چارچوب ذهنی صحیحی باشید. می توانید ایمیل های م,ثری بنویسید که ارتباط برقرار کرده و آن ها را ترغیب کند. منطقی به نظر می رسد … اما چگونه می توانید “چارچوب ذهنی درست” را وارد کنید؟

شما چند قانون مهم نوشتن ایمیل را درونی می کنید که باید برای هر ایمیل که می نویسید اعمال کنید. بهترین قسمت این است که این قوانین برای هر نوع ارتباطی، نه فقط با ایمیلی، قابل استفاده است.

قانون اول نوشتن ایمیل: تصور کنید ایمیلی را که می نویسید دریافت می کنید

آیا تا به حال ایمیلی دریافت کرده اید که آن قدر ناهماهنگ باشد که حتی نتوانید خواندن آن را تمام کنید. چه برسد به اینکه حتی پاسخ دهید. یا گزاره ای کاملا بی ربط را شامل می شود؟

یکی از بزرگترین مشکلات هنگام نوشتن ایمیل، عدم همدلی با گیرنده است. حتی قبل از نوشتن ایمیل، اکثر افراد حتی به این موضوع توجه نخواهند کرد که ایمیل آن ها توسط طرف مقابل به خوبی دریافت می شود. اگر می خواهید ایمیل شما جدی گرفته شود. باید قبل از شروع نوشتن، با گیرنده خود همدلی کنید. درباره شخصی که برای او ایمیل ارسال می کنید، فکر کنید:

• چرا برای این شخص ایمیل ارسال می کنید؟
• شخصی که برای او ایمیل می کنید چه چیزی می خواهد؟
• با توجه به آنچه می خواهید به دست آورید، آیا این فرد مناسب برای تماس است؟

مطمئنا، اگر از قبل به این شخص نزدیک هستید. پس این سوالات لازم نیست. احتمالا می توانید یک ایمیل سریع را از بین ببرید و همچنان پاسخی دریافت کنید. اما، اگر در حال ارسال نامه الکترونیکی به شخص جدید یا ناآشنایی هستید. کمی وقت بگذارید تا در مورد این سوالات تامل کنید. پاسخ های شما به شما کمک می کند تا یک ایمیل منسجم و دقیق تر بنویسید.

قانون دوم ایمیل: همانطور که صحبت می کنید بنویسید!

اگر انگلیسی زبان بومی نیستید، طبیعی است که احساس می کنید باید بیشتر از وقتی که صحبت از نامه نویسی ایمیل شما می شود رسمیت بیشتری داشته باشید. با این حال، این منجر به ایمیل هایی می شود که بیش از حد رسمی هستند . بسیار ناجور یا سفت می شوند. مثلا: انگلیسی زبانان بومی بیشتر غیررسمی می نویسند. به نظر می رسد که نوشتن آن ها مانند یک نفر با دیگری صحبت می کند.

امروزه با پیشرفت روز افزون تکنولوژی استفاده از فناوری هایی مانند VoIP برای هر کسب و کاری ضروریست. VoIP فناوری است که به شما امکان می دهد به جای خط تلفن عادی یا آنالوگ با استفاده از اتصال اینترنت باند پهن تماس صوتی برقرار کنید. پیشنهاد می کنیم جهت آشنایی بیشتر با این فناوری مقاله زیر را از دست ندهید.

سرویس VoIP چیست و کاربرد آن

حال در ادامه به اینکه چگونه یک ایمیل موثر بنویسیم می پردازیم.

1- هدف محور باشید

علاقه یعنی یافتن خود، هدف این است که خود را گم کنید. چقدر هدف برای سازمان های با عملکرد بالا مهم است. تحقق واقعی نه تنها انجام کاری است که فرد از آن لذت می برد بلکه زمانی است که هدف بزرگ تری از ایجاد ارزش معنادار را تامین کنید. تحقیقات ثابت می کند که هدف به سود کمک می کند. اگر افراد از کار خود معنا و مفهوم را بدست آورند. به احتمال زیاد انگیزه و سرگرمی خود را حفظ می کنند.

برای همه افرادی که در تیم شما هستند و همچنین در تیم های متقاطع، باید آن ها را از هدف بزرگتر پروژه و هدف دقیق آن آگاه کنید. به عنوان مثال، تعریف هدف بزرگتر از شاد نگه داشتن مشتریان به تیم پشتیبانی شما کمک می کند تا درک کند که مدیریت سریع ایمیل های پشتیبانی چقدر حیاتی است.

به آن ها مثال های عملی بدهید که مشتریان خوشحال می توانند در رشد شرکت، مشاغل فردی آن ها و اینکه چگونه سهم آن ها در تحقق این امر بسیار ارزشمند است، معنی کنند.

2- ایجاد ارتباط شفاف کلیدی

در یک نظرسنجی، 57٪ از مدیران پروژه ارتباطات ضعیف را دلیل اصلی خرابی پروژه ذکر کرده اند. وقتی شبکه ای از افراد و تیم ها برای رسیدن به اهداف مشترک در حال هماهنگی و همکاری هستند. ارتباط قوی کاملا ضروری است. اما این به معنای ایجاد وقفه در هر زمان فکر نیست. این بدان معناست که هر زمان شک و تردید ایجاد شد و مانع پیشرفت شد. جای مکالمه و پاکسازی هوا وجود دارد.

اطمینان حاصل کنید که ارتباط شفاف در تمام سطوح تیم ها و عملکردها انجام می شود. این امر برای تشویق مشارکت در بین کارمندان بسیار مهم است. همچنین به ایجاد احساس تعلق در بین کارمندان کمک خواهد کرد. دریافت فقط اطلاعات فیلتر شده یا به روز نشدن درباره تحولات روزمره می تواند حس بیگانگی ایجاد کند.

بسیاری از ابزارهای ایمیل دیگر وجود دارند که به عنوان یک رسانه باز برای برقراری ارتباط عمل می کنند. تمام اطلاعات ضروری را در صفحه نمایش نگه می دارند. می توان از این ابزارها برای آگاه ساختن همه افراد درگیر در یک پروژه که از جلسات به خوبی آگاه هستند. مطلع شدن از برنامه ها، پیشرفت و همچنین تعامل و یادگیری از یکدیگر استفاده کرد.

3- تعیین اهدافی مشخص

مطالعات نشان می دهند که تنها 15 درصد از کارمندان کاملا موافقند که اهدافشان به آن ها کمک می کند تا به چیزهای بزرگ دست پیدا کنند. مدیریت هدف پایه و اساس افراد و تیم های با عملکرد بالا است. بدون اهداف مشخص، کارمندان گیج و بی جهت می مانند.

هنگامی که هدف بلند مدت برای همه افراد درگیر در یک پروژه شناخته شود. لازم است اهداف کوتاه مدت بیان شود. این اهداف كوتاه مدت باید واقع بینانه باشد و به كارمندان و تیم ها باید كمترین خطا و حداكثر بازدهی، تمام ابزاری كه ممكن است برای تحقق آن ها نیاز داشته باشند، داده شود.

به عنوان یک مدیر پروژه، شما نقش اصلی را در تعیین اهداف قابل دستیابی برای همه خواهید داشت. برای اطمینان از همکاری موثر، تیم ها را در تعیین اهداف خود مشارکت داده و با رضایت مشترک به آن ها برسید. اطمینان حاصل کنید که حس قوی مسئولیت پذیری برای دستیابی به این اهداف ایجاد می شود. این امر از طریق پیگیری منظم، بازخورد و ارائه راهنمایی در صورت بروز هرگونه سكوت در سر راه امکان پذیر است.

اهدافی را به ابزار مدیریت کار خود اضافه کنید تا افراد بتوانند کارهای لازم را ببینند. این به عنوان یک یادآوری دائمی برای آن ها عمل می کند و همچنین آن ها را از مسئولیت های خود رها می کند.

4- مشخص کردن نقاط قوت تیم

در پشت هر پروژه موفق، افراد و اداراتی با نقاط قوت خاص قرار دارند که سهم هر یک از آن ها به شکلی قابل توجه است. بهترین مثالی که می توان به آن فکر کرد در یک فیلم سینمایی است. اگر شما از آن دسته افرادی هستید که برای تماشای تیتراژ پایان یک فیلم نشسته اید، می توانید تعداد دپارتمان ها، تیم ها و میزان سخت کوشی و همکاری ایجاد یک فیلم پرفروش را ببینید.

تیم های عالی با افرادی ساخته می شوند که استعداد و مهارت بالایی دارند. بهترین تیم ها دارای تنوع هستند، بنابراین نقاط قوت مختلف در تیم ظاهر می شود: تفکر استراتژیک، خلاقیت، سازمان، مهارت های ارتباطی، جزئیات گرایی شما آن را نامگذاری می کنید. بهترین رهبران نه تنها این نقاط قوت را تشخیص می دهند. بلکه افراد را قادر می سازند تا در درون آن ها کار کنند و اطمینان حاصل کنند که اعضای تیم از یکدیگر قدردانی می کنند.

همه افراد تیم، شخصیت، ضعف، دیدگاه و ایده های مختلفی خواهند داشت. این نقاط قوت منحصر به فرد تیم های خود را شناسایی کرده و آن ها را به مرحله ظهور برسانید. هر مشارکت باید مهم باشد و همه باید احساس ارزشمند بودن و مهم بودن کنند. نادیده گرفتن یا نادیده گرفتن کار کسی ممکن است باعث شود فرد تمام هدف خود را از ورود به کار روزانه از دست بدهد.

5- بگذارید خلاقیت رونق بگیرد

فقط کار روی اهداف و بدون هیچ تعاملی می تواند یکنواخت و کسل کننده شود. ایده های جدید هر از چند گاهی باید روی میز بنشینند تا تیم از نظر روحی و روانی خلاق باشند.

شاید به همین دلیل است که 82 درصد از مدیران نظرسنجی شده توسط فارستر موافقت می کنند که شرکت ها از خلاقیت بهره می برند. از جمله این مزایا می توان به افزایش درآمد و سهم بیشتر بازار اشاره کرد.

طوفان فکری در فواصل منظم می تواند پیشرفت های چشمگیری در پروژه های کاری ایجاد کند. روش هایی را برای ایجاد بهترین خلاقیت افراد در جلسات، گردهمایی ها یا برپایی غیررسمی مشخص کنید. آن ها را تشویق کنید تا بیرون از چارچوب فکر کنند و به اعضای تیم اجازه دهید آزادانه کار را مورد سال و بحث قرار دهند

6- کوتاه و مختصر نگه داشتن پیام خود

در جهان توسعه یافته امروز به طور میانگین هر شخص در روز حدود 68 ایمیل دریافت می کند. این آمار نگران کننده یک نکته را کاملا واضح نشان می دهد. ما زمان زیادی را صرف خواندن ایمیل می کنیم.

نوشتن ایمیلی که باز شود، بخوانید و طبق آن عمل کنید کار آسانی نیست. برای اطمینان از حرفه ای بودن، همدلی و آسان خواندن ایمیل باید کار را از قبل انجام دهید. شما باید به وقت خوانندگان خود احترام بگذارید. اگرچه ممکن است احساس کنید لازم است همه چیز را در یک ایمیل به آن ها بگویید، این کار را نکنید. هیچ کس مشتاقانه منتظر رسیدن مقاله سه صفحه ای در صندوق ورودی خود نیست.

درعوض، ایمیل را کوتاه، مختصر و دقیق بیان کنید. به اطلاعات ضروری و خاص پایبند باشید. به این روش فکر کنید: یک چیزی که می خواهید پس از دیدن ایمیل شخص توسط شما بدست آورید چیست؟

اطمینان حاصل کنید که ایمیل به گونه ای نوشته شده است که نتیجه نهایی مورد نظر شما را بدست آورد. هنگامی که نیاز دارید اطلاعات زیادی را در ایمیل وارد کنید. بهتر است به جای آن یک تماس تلفنی یا ملاقات پیشنهاد دهید.

 تا به حال به ادغام موتور جستجو و ایمیل مارکتینگ فکر کردید؟ هر دو روش های مختلف بازاریابی هستند. معمولا برای هدایت ترافیک به سمت وب سایت شما استفاده می شوند. پیشنهاد می کنیم جهت آشنایی با روش های تلفیق این دو مقاله زیر را مطالعه نمایید.

8 راه تلفیق موتور جستجو و ایمیل مارکتینگ

7- برنامه ریزی ایمیل های خود

از آنجا که در حال نوشتن یک ایمیل بین المللی هستید، مناطق زمانی مهم هستند. به دلیل هجوم ایمیل هایی که فرد دریافت می کند. می توانید ایمیلی را که صبح زود ارسال کرده اید در پایین صندوق ورودی وی بماند تا زمانی که گیرنده شما آن را بررسی کند. این ممکن است به این معنی باشد که تمام سخت کوشی های شما برای ساخت ایمیل به هدر رفته است.

در عوض، خود را برای موفقیت آماده کنید.

• قانون شماره 1 را به خاطر می آورید؟ خودت را جای اونها بگذار.
• چه زمانی آن ها بیشتر پذیرا هستند؟
• چه زمانی صندوق ورودی آن ها “خالی تر” می شود؟

ممکن است در هنگام ناهار باشد. ممکن است عصر روز تعطیل باشد که آن ها برای هفته آینده آماده می شوند. حتی ممکن است پایان هفته باشد. آن ها احتمالا روحیه خوبی دارند زیرا تعطیلات آخر هفته در راه است. سپس، از ابزارهای رایگان برنامه ریزی ایمیل استفاده کنید تا اطمینان حاصل کنید که ایمیل های شما در زمان مناسب به صندوق ورودی گیرنده ارسال می شوند.