مدیریت پروژه چیست؟

در این مقاله از رایانیتا می خواهیم به این موضوع که مدیریت پروژه چیست بپردازیم. برای این منظور ابتدا تعریفی از پروژه ارائه می دهیم. پس از آن به این موضوع که مدیریت پروژه چیست خواهیم پرداخت. سپس انواع مختلف مدیریت پروژه را ذکر می کنیم تا موضوع به خوبی درک شود.

برای بحث در مورد مدیریت پروژه، درک مفهوم پروژه مهم است. یک پروژه، تلاش موقت برای ایجاد یک محصول، خدمت یا نتیجه منحصر به فرد است. از طرف دیگر، عملیات کاریست که در سازمان ها برای حفظ کسب و کار انجام می شود. پروژه ها از این نظر متفاوت از عملیات هستند که وقتی اهدافشان به پایان می رسد، به پایان می رسند. با ما در ادامه مقاله مدیریت پروژه چیست، همراه باشید تا بیشتر به این موضوع بپردزایم.

مدیریت پروژه

مدیریت پروژه شامل برنامه ریزی و سازماندهی منابع یک شرکت برای حرکت یک کار، رویداد یا وظیفه خاص به سمت تکمیل است. این می تواند شامل یک پروژه یکبار یا یک فعالیت مداوم باشد. منابع مدیریت شده شامل پرسنل، امور مالی، فناوری و مالکیت معنوی است.

مدیریت پروژه اغلب با زمینه های مهندسی و ساخت و ساز، و اخیرا مراقبت های بهداشتی و فناوری اطلاعات (IT) در ارتباط است. این مقوله معمولا دارای مجموعه ای پیچیده از اجزا است. که باید تکمیل و به صورت مجموعه ای برای ایجاد یک محصول کارآمد مونتاژ شوند.

صرف نظر از اینکه صنعت چیست، مدیر پروژه تقریبا شغل مشابهی دارد. کار او کمک به تعریف اهداف پروژه و تعیین زمان تکمیل اجزای مختلف پروژه و تعیین اینکه هر کار توسط چه کسی انجام می شود، می باشد. آن ها همچنین روال های کنترل کیفیت ایجاد می کنند تا اطمینان حاصل شود که اجزای تکمیل شده دارای استاندارد خاصی هستند.

بررسی دقیق تر

به طور کلی، فرآیند مدیریت پروژه شامل مراحل زیر است:

• برنامه ریزی (Planning)
• شروع (Initiating)
• اجرا (Executing)
• نظارت (Monitoring)
• بسته شدن (Closing)

از ابتدا تا انتها، هر پروژه به طرحی نیاز دارد که در آن نحوه بیرون آمدن کارها، نحوه ساخت آن ها و چگونگی اتمام آن ها مشخص شود. به عنوان مثال، در معماری، طرح با یک ایده شروع می شود. به نقاشی ها می رسد و سپس به پیش نویس نقشه می پردازد و هزاران قطعه کوچک در بین هر مرحله جمع می شوند. معمار فقط یک نفر است که یک قطعه از پازل را ارائه می دهد. مدیر پروژه همه چیز را در کنار هم قرار می دهد.

هر پروژه معمولا بودجه و بازه زمانی دارد. مدیریت پروژه همه چیز را بدون مشکل، به موقع و با بودجه حفظ می کند. این بدان معناست که وقتی زمان بندی برنامه ریزی شده به پایان می رسد. مدیر پروژه ممکن است تمام اعضای تیمی را که روی پروژه کار می کنند حفظ کند تا طبق برنامه به پایان برسد.

انواع مدیریت پروژه

برای درک دقیق تر از این که مدیریت پروژه چیست، نیاز به شناخت انواع مدیریت پروژه نیز داریم. انواع مختلفی از مدیریت پروژه برای برآوردن نیازهای خاص صنایع خاص یا انواع پروژه ها ایجاد شده است. این انواع در ادامه می آیند.

1- مدیریت پروژه آبشاری (Waterfall)

این روش شبیه به مدیریت پروژه سنتی است. اما شامل این نکته است که هر کار باید قبل از شروع کار بعدی تکمیل شود. پله ها خطی هستند و پیشرفت در یک جهت، مانند آبشار، جریان دارد. به همین دلیل، توجه به ترتیب کارها و زمان بندی ها در این نوع مدیریت پروژه بسیار مهم است. اغلب با تکمیل وظایف کوچک تر و شروع کارهای بزرگتر، اندازه تیم کار بر روی پروژه افزایش می یابد.

2- مدیریت پروژه چابک (Agile)

صنعت نرم افزار کامپیوتر یکی از اولین صنعت هایی بود که از این روش استفاده کرد. مدیریت پروژه چابک با مبنایی که از 12 اصل اصلی مانیفست چابک نشات گرفته است. یک فرایند تکراری است که بر نظارت مداوم و بهبود تحویلات متمرکز است. در اصل، محصولات با کیفیت بالا نتیجه ارائه ارزش مشتری، تعاملات تیمی و سازگاری با شرایط فعلی کسب و کار است.

مدیریت پروژه چابک یک رویکرد متوالی مرحله به مرحله را دنبال نمی کند. در عوض، مراحل پروژه به موازات یکدیگر توسط اعضای مختلف تیم در یک سازمان تکمیل می شود. این رویکرد می تواند بدون نیاز به راه اندازی مجدد کل روش، خطاها را پیدا و برطرف کند.

بیل گیتس علاوه بر خدمات بسیاری که در زمینه کامپیوتر ارائه داده است. جملات انگیزشی بسیاری نیز دارد. که پیشنهاد می کنیم جهت مطالعه جالب ترین و مهم ترین آن ها مقاله زیر را حتما مطالعه نمایید.

جملات انگیزشی بیل گیتس

3. مدیریت پروژه ناب (Lean)

این روش کاملا در مورد اجتناب از اتلاف وقت و منابع است. اصول این روش از شیوه های تولید ژاپنی گرفته شده است. ایده اصلی پشت آن، ایجاد ارزش بیشتر برای مشتریان با منابع کمتر است.

روش ها و انواع مدیریت پروژه بسیار بیشتر از موارد ذکر شده در اینجا است. اما این ها برخی از رایج ترین آن ها هستند. نوع مورد استفاده به ترجیح مدیر پروژه یا شرکتی که پروژه آن در حال مدیریت است بستگی دارد.

یک مثال

فرض کنید یک مدیر پروژه وظیفه دارد تیمی را برای توسعه محصولات نرم افزاری هدایت کند. آن ها با شناسایی محدوده (Scope) پروژه شروع می کنند. سپس وظایفی را به تیم پروژه اختصاص می دهند که می تواند شامل توسعه دهندگان، مهندسان، نویسندگان فنی و متخصصان تضمین کیفیت باشد. مدیر پروژه یک برنامه زمان بندی ایجاد می کند و مهلت ها را تعیین می کند.

اغلب یک مدیر پروژه از نمایش های بصری جریان کار، مانند نمودار Gantt یا نمودار PERT برای تعیین وظایفی که باید توسط کدام بخش ها انجام شود، استفاده می کند. آن ها بودجه ای را تعیین می کنند که شامل بودجه کافی برای حفظ پروژه در بودجه حتی در شرایط احتمالی غیر منتظره است. مدیر پروژه همچنین اطمینان حاصل می کند که تیم منابع مورد نیاز برای ساخت، آزمایش و استقرار یک محصول نرم افزاری را در اختیار دارد.

هنگامی که یک شرکت بزرگ فناوری اطلاعات شرکت های کوچکتری را خریداری می کند. بخش مهمی از وظیفه مدیر پروژه ادغام اعضای تیم پروژه از پیشینه های مختلف و القای حس هدف گروهی برای رسیدن به هدف نهایی است. مدیران پروژه ممکن است دارای دانش فنی باشند. اما وظیفه مهمی نیز مبنی بر در نظر گرفتن دیدگاه های سطح بالای شرکت ها و ارائه نتایج ملموس در زمان و بودجه دارند.

 صاحبان کسب و کارهای کوچک بر اساس اقتضای شرایط از روش های متفاوتی استفاده می کنند. جهت آشنایی با راه های بهبود مدیریت پروژه در استارتاپ ها حتما سری به مقاله زیر بزنید.

8 راه برای بهبود مدیریت پروژه استارتاپ ها

کاربرد عملی

در کل شناخت اینکه مدیریت پروژه چیست برای به کارگیری تکنیک های مدیریت پروژه کافی نیست. شما برای فراگیری این تکنیک ها نیاز به مطالعه در این زمینه دارید. زیرا روش های متداولی برای هر یک از بخش های مدیریت پروژه وجود دارد. از جمله این بخش ها می توان به مدیریت زمان، مدیریت محدوده پروژه، مدیریت ریسک، مدیریت منابع مالی، مدیریت ذینفعان، مدیریت کیفیت، مدیریت ارتباطات و تهیه اسنادی مانند Business Case، فهرست نیازمندی های پروژه، خلاصه مدیریتی و موارد دیگر دارید. هر کدام از این بخش ها دارای پیچیدگی های خاص خود است.

در صورت علاقه به مطالعه بیشتر در این خصوص، کتاب PMBOK برای شما مناسب خواهد بود.