7 مرحله نگارش پروپوزال پروژه

در این مقاله از رایانیتا می خواهیم به بررسی 7 مرحله نگارش پروپوزال پروژه بپردازیم. پروپوزال پروژه مراحل اولیه برای دستیابی به پروژه است. شما یک ایده فوق العاده را برای یک پروژه دارید. هرچه بیشتر در مورد آن تحقیق کنید. بیشتر فکر می کنید این چیزی است که ارزش تأمین اعتبار و منابع را دارد.

اگر همه چیز به روشی که شما تصور می کنید پیش برود. محصول حاصل یک برد بزرگ برای کسب و کار شما ، حتی برای کل صنعت خواهد بود. اما چگونه می توانید تصمیم گیرندگان شرکت را برای خرید ایده خود جلب کنید؟

پاسخی کوتاه به این پرسش طرح یک پروپوزال جذاب و ارائه آن به شرکت است. در مقاله 7 مرحله نگارش پروپوزال پروژه ما به چگونگی نوشتن یک پروپوزال موثر برای ادامه روند پروژه های خود می پردازیم. با ما همراه باشید.

فریلنسینگ می تواند برای شما یک کار سخت باشد. اما در عین حال رئیس خودتان نیزهستید ،این عالی است. ولی باید با تمام جنبه های اداره یک کسب و کار کنار بیایید. همچنین جدا از اینکه چه نوع فریلنسری هستید. باید قوانینی را رعایت کنید. در مقاله زیر کتاب هایی را برایتان آوردیم که هر فریلنسری بهتر است که حتما آن ها را مطالعه نماید. پیشنهاد می کنیم یک سری به مقاله زیر بزنید.

پروپوزال پروژه چیست؟

پروپوزال پروژه سندی است که به طور خلاصه هر آنچه ذینفعان برای شروع یک پروژه باید بدانند را بیان می کند. این اولین قدم ضروری برای دستیابی به پروژه است. معمولاً یک پروپوزال پروژه در طی فرآیند دریافت پروژه انتخاب می شود.

یک پروپوزال پروژه مدون به شما اطلاع می دهد و متقاعد می کند و مهارت های مدیریت پروژه را با چند مهارت اساسی دیگر ترکیب می کند. تحقیق ، تجزیه و تحلیل داده ها و برخی از نوشتن متن را به همراه دارد. این از قالب های پروپوزال معمولی پیروی می کند که شامل عناصر زیر هستند:

• خلاصه اجرایی و اجمالی: خلاصه اجرایی در واقع زمین رشد پروژه است. این مسئله به روشنی بیان می کند ، به چگونگی نگارش پروپوزال شما برای حل این مشکل می پردازد. در مورد چگونگی یک پروژه موفق صحبت می کند.
• پیشینه و تاریخچه: در این بخش طرح های قبلی و ناموفق قبلی ، از جمله چگونگی مدیریت بهتر پروژه های دوم ، با هدف نشان دادن موفقیت بیشتر پروپوزال پروژه بر اساس درس های گذشته ، بیان می شود.
• مقررات: این بخش به طور خلاصه موارد مورد نیاز در طول چرخه پروژه را از نظر منابع ، ابزارها ، برنامه زمان بندی پروژه و غیره خلاصه می کند.
• راه حل: بخش راه حل چگونگی نزدیک شدن به پروژه و اتمام آن را توضیح می دهد. این شامل مراحل مدیریت پروژه ، تکنیک ها و مهارت های لازم برای انجام کارها با کارآیی بیشتر و همچنین نحوه مدیریت مشکلات است.
• مجوز: در این بخش به صراحت تصمیم گیرندگان پروژه و ذینفعانی که از طرف مشتری مجاز به تصمیم گیری در مورد تصویب یاورود به سیستم هستند مشخص شده است.
• پیوست: هرگونه اطلاعاتی که در پیشنهاد واقعی وجود ندارد باید در پیوست وجود داشته باش. مانند مواد و منابعی که اعضای تیم و سهامداران می توانند برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد پروژه استفاده کنند.

مواردی که باید قبل از نوشتن پروپوزال پروژه درنظر گرفته شوند

قبل از اینکه بنشینید و شروع به نوشتن پروپوزال پروژه خود کنید. مواردی وجود دارد که باید در نظر بگیرید ، از جمله:

مخاطبان شما

مشخص کنید که تصمیم گیرندگان چه کسانی هستند و روابط بین آن ها را تعیین کنید. هر ذینفع اهداف و تنظیمات خاص خود را خواهد داشت. ممکن است بسته به مخاطب شما نسخه های مختلفی از این پیشنهاد نوشته شود.

• چقدر با پروژه یا مشکل آشنا هستند؟ آن ها از قبل چه می دانند؟ چه چیزی را نمی دانند؟
• آیا باید اطلاعات پیش زمینه ای در مورد یک موضوع خاص ارائه دهید؟
• آنها چه می خواهند بشنوند؟
• آیا روش خاصی برای درک بهتر آنچه می خواهید منتقل کنید وجود دارد؟

به عنوان مثال ، اگر پیشنهادی برای رئیس بخش فناوری باشد. به احتمال زیاد اصطلاحات واژگان و زبان فنی مورد انتظار است. از طرف دیگر ، اگر صاحب مشاغل کوچکی هستید که می خواهید برنده شوید. از زبان ساده و قابل فهم استفاده کنید. در حالی که این پروپوزال تأثیر مثبت پروژه را روی خط اصلی شرکت برجسته می کند.

داده ها و تحقیقات

برای اثبات پروپوزال خود و توجیه وجود پروژه به حقایق ، ارقام ، نمودارها نیاز دارید. درباره پروژه های چه موفق و چه ناموفق گذشته تحقیق کنید.زیرا برای تهیه یک پروپوزال قانع کننده به همان تعداد داده سخت ، شواهد و مثال نیاز دارید.

به یاد داشته باشید که دلیل نوشتن پروپوزال ، خرید اجرایی است. شما می خواهید افراد کلیدی از پروژه شما پشتیبانی کنند. شما برای تبدیل چشم انداز به واقعیت به تصمیم گیرندگان طرف خود نیاز دارید. در ادامه به 7 مرحله نگارش پروپوزال پروژه می پردازیم.

1- تعریف مشکل و موضوع

مشکلی که پروژه شما در تلاش برای حل آن است چیست؟ چرا این یک مشکل است؟ چرا ارزش حل شدن دارد؟

نکاتی برای تعریف مشکل و موضوع:

• شروعی قوی: تصمیم گیرندگان معمولاً وقت زیادی برای بررسی یک پروپوزال اختصاص نمی دهند. بنابراین اطمینان حاصل کنید که مشکلات به صورت مختصر و به طریقی که با آن ها مطابقت داشته باشد ، توصیف شده است.
• استفاده از حقایق، نه از نظرات: اگرچه می خواهید مخاطبان شما از شدت یک مسئله آگاه شوند. اما نمی خواهید اغراق کنید. در عوض ، از داده های تحقیق خود برای تهیه پشتیبان از ادعاهای خود استفاده کنید.

2- راه حل خود را ارائه دهید

چگونه پروژه شما مشکل را حل می کند؟ چرا راه حل شما گزینه بهتری نسبت به سایر راه حل های مشابه است؟ بحث کنید که چرا راه حل های دیگر برای شرایط کار نمی کنند.

نکاتی برای ارائه راه حل خود:

• سوالات و اعتراضات را پیش بینی کنید. آماده باشید تا از همه جوانب از راه حل خود دفاع کنید. آماده باشید برای توضیح اینکه چرا راه حل گران تر شما بهتر از یک راه حل ارزانتر است.
• ارائه تأثیر بزرگتر راه حل. ذینفعان به طور کلی نسبت به پروژه های دارای تأثیر محدود بیشتر در مورد پروژه هایی با تأثیرات گسترده هیجان زده می شوند.

3- تعیین معیارهای تحویل و موفقیت خود

این بخش تصویری از توابع و ویژگی های قابل تحویل را ارائه می دهد. به علاوه چگونه می توان از موفقیت در پروژه شناخت.

نکاتی برای تعریف محصولات قابل تحویل:

• تاریخ تحویل را وارد کنید: پروژه شما چه چیزی ارائه می دهد و کاربران می توانند از آن انتظار داشته باشند. مانند سیستم تلفنی مبتنی بر ابر که از هرجای شبانه روز 7 ساعت در دسترس است. اگر پروپوزال پروژه خدمات مشتری باشد که شما ارائه می دهید. مشخص کنید که چه زمانی قصد تکمیل هر مورد تحویل پذیر را دارید.
• هوشمندانه بودن راه حل شما: معیارهای موفقیت شما نشان دهنده موفقیت پروژه است. به یاد داشته باشید که راه حل خود را دقیق ،خاص ، قابل اندازه گیری ، قابل دستیابی ، واقع بینانه و دارای زمان محدود نگه دارید.

4- اعلام برنامه یا رویکرد خود

این مهم ترین بخش پروپوزال است و در مورد چگونگی دستیابی به اهداف پروژه بحث می کند. این کار با توضیح روش و دلیل مناسب و موثر بودن آن شروع می شود. همچنین نحوه مدیریت مشکلات را توضیح می دهد.

نکاتی برای برنامه ریزی:

• معرفی استراتژی های پروژه: آیا از روش سنتی آبشار استفاده خواهید کرد؟ چرا؟ آیا شما از پیمانکاران شخص ثالث ، کارمندان داخلی یا مشاوران استفاده خواهید کرد؟ اهداف و مسئولیت های آن ها چیست؟ این فرصت شما برای بحث درباره “چرا” پشت تصمیماتی است که برای تکمیل پروژه می گیرید.
• توضیح نحوه پرداختن به مشکلات: این استراتژی های کاهش خطر برنامه مدیریت پروژه شما را توضیح می دهد.

5- تعیین برنامه و بودجه خود

این بخشی است که در آن هزینه های پروژه را تقسیم می کنید. جزئیات نحوه احراز مهلت ها را بیان می کنید.

نکاتی برای تعریف برنامه و بودجه:

• ارائه جزئیات در حد امکان: بودجه خود را به دسته هایی از جمله لوازم ، ابزار ، حقوق و غیره تقسیم کنید. همه هزینه های سربار و غیرمستقیم را در بر بگیرید.وجود طرح دقیق به ذینفعان نشان می دهد که شما تحقیق خود را انجام داده اید و قصد ندارید پول آن ها را هدر دهید. توجه داشته باشید که برخی از پروژه ها ممکن است به صورت های مالی و منابع مالی نیاز داشته باشند.
• بتن باشد حدس نزن زمان شروع و پایان پروژه را ارائه دهید ، و اگر بخشهای خاصی از پروژه را می توان همزمان انجام داد.

آیا می دانید هوش تجاری چیست و چه اهمیتی برای شما می تواند داشته باشد؟ما در عصر پیشرفت فناوری زندگی می کنیم. پیشرفت های دیجیتالی کاملاً باعث تحول وانقلابی عظیم در زندگی روزمره ما شده است. پیشنهاد می کنیم برای آشنایی با هوش تجاری حتما مقاله زیر را مطالعه نمایید.

6- همه را با هم یکی کنید

پروپوزال خود را با نتیجه گیری که خلاصه ای از مشکل ، راه حل و فواید آن باشد به پایان برسانید. بر قسمت های قابل توجه تأکید کنید. با بیان ایده ها یا حقایقی که می خواهید مخاطبانتان به خاطر بسپارند. پروپوزال خود را برجسته کنید. پروپوزال خود را برای سازگاری ایده ها و اینکه آیا عناصر از یکدیگر پشتیبانی می کنند بررسی کنید.

نکاتی برای ادغام همه چیز با هم:

• پروپوزال شما باید مانند یک کتاب خوانا باشد. پروپوزال شما باید داستانی را بیان کند. هر بخش و عنصر باید با هم کار کنند تا یک کل منسجم را تشکیل دهند.
• از معرفی هر چیزی که مناسب نیست خودداری کنید. مراقب باشید چیزی را که به نظر می رسد خلاف واقع باشد یا در اهداف کلی پروژه سهیم نباشد، معرفی نکنید.
• اطمینان حاصل کنید که تمام عناصر پروپوزال پروژه به درستی وجود دارند. سند خود را بررسی کنید و اطمینان حاصل کنید که به تمام عناصر لازم پرداخته شده است.

7- ویرایش و تصحیح پروپوزال خود

پروپوزال خود را در صورت لزوم بازنویسی کنید تا جالب ، مفید ، واضح و قانع کننده باشد. بازخورد بخواهید و اطمینان حاصل کنید که پروپوزال سازمان یافته و از نظر بصری جذاب است.

نکاتی برای ویرایش:

• لحن و زبان را بررسی کنید: پروپوزال شما برای نوع خاصی از مخاطبان در نظر گرفته شده است. بنابراین مطمئن شوید که لحن و زبان استفاده شده بازتاب دهنده آن باشد. فراموش نکنید که برای دستور زبان ، علائم نگارشی یا اشتباهات املایی تصحیح کنید. شما می خواهید پروپوزال شما حرفه ای به نظر برسد.
• بررسی نگارش متن پروپوزال