ماتریس آیزنهاور در اولویت بندی کارها

در شرکت ها ، مهم است که وظایف در اسرع وقت پردازش شوند. اما تعیین اولویت ها نیز ضروری است تا مسائل فوری فراموش نشوند. زیرا چه در محل کار و چه در خانه، کارهای دارای فوریت کمتر، اغلب زمان غیر ضروری مصرف می کنند. این زمان می تواند برای موارد ضروری استفاده شود. با اصطلاح “اصل آیزنهاور” ، شما مبنایی برای تعیین اولویت های معقول و بهینه سازی مدیریت زمان خود دارید. استفاده از ماتریس آیزنهاور در اولویت بندی کارها به شما امکان می دهد با سرعت بیشتری به اهداف بیشتری برسید.

اصل آیزنهاور چیست؟

اصل پارتو بیان می کند که 80 درصد از نتایج را می توان با 20 درصد از کل تلاش ها به دست آورد. با این حال، مشکل این است که کارکنان خود را مشغول 80 درصد دیگر وظایف می کنند که فقط به 20 درصد از نتایج منجر می شود.

این مشکل توسط ژنرال آمریکایی و رئیس جمهور آمریکا، دوایت آیزنهاور نیز تشخیص داده شد. او یک روش مدیریت زمان را توسعه داد. در این روش از ماتریسی برای طبقه بندی وظایفی که باید انجام شود، استفاده می شود. آیزنهاور بین اهمیت و فوریت وظایف تمایز قائل می شود.

برای کسب و کار خود به یک وبسایت نیاز دارید؟ خدمات طراحی سایت رایانیتا بهترین گزینه برای شماست!

مارتیس آیزنهاور چگونه کار می کند؟

استفاده از این ماتریس ساده که در مجموع از چهار ربع تشکیل شده است، بهره وری بیشتری را در دراز مدت تضمین می کند. اگر از ماتریس آیزنهاور استفاده می کنید، ابتدا کارهای مهم و فوری را انجام می دهید. سپس وقت خود را وقف پروژه هایی کنید که مهم هستند، اما فوریت کمتری دارند. از سوی دیگر، وظایف کمتر مهم به دیگران واگذار شده یا حتی گاهی اوقات کنار گذاشته می شوند. در اینجا مروری بر چهار ربع این ماتریس داریم:

• مهم و فوری(A): این وظایف دارای بالاترین اولویت هستند و باید فوراً تکمیل شوند. در غیر این صورت، اهداف تعیین شده قابل دستیابی نیستند.
• مهم اما غیر فوری(B): این وظایف نیز باید انجام شوند تا بتوانید به اهداف خود برسید. با این حال، این امکان وجود دارد که این وظایف را برای مدتی به تعویق بیندازیم.
• فوری اما کم اهمیت(C): این وظایف باید به سرعت انجام شود. با این حال، وظایف اهمیت کمی دارند. به همین دلیل است که آیزنهاور توصیه می کند تا آن جا که ممکن است این کارها را واگذار کنید.
• غیر فوری و کم اهمیت(D): این وظایف آخرین لیست در فهرست اولویت ها هستند. زیرا برای دستیابی به اهداف، مرتبط نیستند (یا به سختی مرتبط هستند) و نیازی به انجام فوری ندارند. اگر زمان کمی در دسترس باشد، این وظایف اغلب می توانند به سادگی ناتمام بمانند.

با کارهای غیرفوری و کم اهمیت در ماتریس آیزنهاور چه کار کنیم؟

ربع D برای بسیاری از افراد مشکل ایجاد می کند. اینجاست که کارهای غیر فوری و در عین حال بی اهمیت به پایان می رسند. برای رهایی میز کار از این وظایف، امکانات زیر وجود دارد:

1. همه اسنادی که هیچ ارزش اطلاعاتی روزانه برای کار ندارند، باید روی یک توده قرار گیرند. این توده تنها زمانی پردازش می شود که واقعاً زمانی برای آن وجود داشته باشد. زیرا کارهای فوری دیگری برای انجام دادن وجود ندارد. هر چند ماه یکبار، کارمند حداقل یک پنجم این توده را را به سطل زباله می اندازد. به هر حال ممکن است برخی از وظایف تا آن زمان به پایان رسیده باشند.
2. موادی که نه مهم هستند و نه فوری می توانند بلافاصله در سطل زباله گذاشته شوند. این ممکن است جسارت لازم داشته باشد، اما کارمند پس از آن احساس آزادی بیشتری می کند و در زمان صرفه جویی می کند.
3. گزینه سوم این است که اسناد را در یک سیستم بایگانی بایگانی کنید. با این حال، برخلاف یک توده، کارمند هر چند ماه یک بار اسناد را بررسی می کند. سپس تصمیم می گیرد که آن ها را پردازش کند یا در سطل زباله بیندازد.

روش مدیریت چابک کسب و کار

مزایا و معایب ماتریس آیزنهاور

ابتدا به بیان مزایای این روش می پردازیم و سپس به سراغ معایب آن می رویم.

مزیت ها

اصل آیزنهاور به شما کمک می کند تا مدیریت زمان خود را بهبود ببخشید. با تعیین اولویت ها، به روشنی و بدون ابهام می توان ابتدا مهم ترین پروژه ها را تکمیل کرد. این مدل به ویژه برای افرادی که در پست های مدیریتی هستند بسیار کاربردی است. زیرا زمان آن ها معمولاً بسیار ارزشمند است و آن ها به راحتی می توانند وظایف کمتر مهم را به کارکنان خود محول کنند. این امر به نوبه خود این مزیت را دارد که کارکنان بیشتر درگیر فرایندهای کاری شرکت هستند.

معایب

با این حال، ماتریس آیزنهاور معایبی نیز دارد. به عنوان مثال، اغلب طبقه بندی اهمیت یک وظیفه دشوار است. در نتیجه، ممکن است اتفاق بیفتد که کارهای مهم به کارکنان اشتباه واگذار شود و در نتیجه به اندازه کافی انجام نشود. از سوی دیگر، فوریت را معمولاً می توان با مهلت تعیین کرد. در صورت عدم تعیین مهلت، کارمند باید از صداقت خود برای تصمیم گیری در مورد فوری یا غیر ضروری بودن استفاده کند.

مشکل دیگر می تواند توزیع ناهموار وظایف باشد. این امر به این دلیل است که اغلب وظایفی که نیاز به تکمیل دارند، فقط به تعداد کمی از افراد یا بخش مربوط می شود. زیرا کارهای مهم معمولاً فوری هستند و کارهای فوری به ندرت بی اهمیت هستند. در نتیجه، وظایفی مانند این را نمی توان واگذار کرد یا کنار گذاشت.

7 برنامه عالی مدیریت رسانه اجتماعی

آنالیز ABC

علاوه بر استفاده از ماتریس آیزنهاور در اولویت بندی کارها و همچنین استفاده از اصل پارتو، آنالیز ABC روش دیگری است که برای موثرتر کردن مدیریت زمان طراحی شده است. استفاده از تجزیه و تحلیل ABC سریع و آسان است:

وظایف A: بسیار مهم و فوری
وظایف B: مهم، اما فوری نیست
وظایف C: اهمیت کمتری دارد، معمول است
اغلب اینطور است که کارهای C بیشترین زمان را می برند، اما کمترین سود را به همراه دارند. از طرف دیگر وظایف A بیشترین فایده را دارند که به کمترین زمان نیاز دارند. هدف از تجزیه و تحلیل ABC، اصل پارتو و ماتریس آیزنهاور، تمرکز بر وظایف A است. این ها ترجیحاً باید زمانی انجام شوند که تمرکز و بهره وری کارمند در بالاترین حد خود باشد. از طرف دیگر وظایف C اغلب کارهای معمول هستند. بنابراین، آن ها باید در مواقعی انجام شوند که توانایی تمرکز تا حدودی کاهش می یابد. وظایف C فقط پس از اتمام وظایف A و B انجام می شود.

تفاوت ماتریس آیزنهاور با آنالیز ABC چیست؟

تفاوت اصلی این است که ماتریس آیزنهاور یک پنجره زمانی بزرگ تر را پوشش می دهد. در حالی که آنالیز ABC بیشتر در یک روز متمرکز است. بنابراین هدف از تجزیه و تحلیل ABC این است که کارهای روزانه را در یک فهرست وظایف در اولویت قرار دهید تا بتوانید پروژه ها را در یک روز به طور موثر انجام دهید. از طرف دیگر، ماتریس آیزنهاور برای پروژه های بلند مدت مناسب است و همچنین می تواند به ساختار زندگی روزمره شما، چه در محل کار و چه به صورت خصوصی، کمک کند.

شما می توانید از هردوی این روش ها برای مدیریت بهتر زمان در کار و زندگی شخصی خود استفاده کنید. بدین صورت انرژی بیشتری را صرف کارهای مهم تر خواهید کرد و حتما نتایج به کارگیری ماتریس آیزنهاور در اولویت بندی کارها برایتان مشهود خواهد بود.